Claves para el registro de un plan de igualdad

Con la actual normativa sobre igualdad laboral, el registro de los planes de igualdad es obligatorio y debe realizarse en el Registro de Convenios Colectivos, Acuerdos Colectivos de trabajo y Planes de Igualdad (REGCON), según se recoge expresamente en el Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre, por el que se regulan los planes de igualdad y su registro y se modifica el Real Decreto 713/2010, de 28 de mayo, sobre registro y depósito de convenios y acuerdos colectivos de trabajo. Así pues, todos los planes de igualdad, obligatorios o voluntarios, deben aparecer en el REGCON, con independencia de si hay (o no) acuerdo entre las partes (la empresarial y la social).

El REGCON cuenta con una plataforma en línea que permite hacer todos los trámites de forma telemática. De esta forma, las organizaciones pueden registrar, gestionar y hacer un seguimiento de sus planes de igualdad de forma más eficiente. En este artículo se recogen las claves para registrar el plan de igualdad en el REGCON, pero hay que indicar que todas las organizaciones pueden depositar voluntariamente en él las medidas, acordadas o no:

• Dirigidas a evitar cualquier tipo de discriminación laboral entre mujeres y hombres.
• Dirigidas a promover condiciones de trabajo que eviten la comisión de delitos y otras conductas contra la libertad sexual y la integridad moral en el trabajo, incidiendo especialmente en el acoso sexual y el acoso por razón de sexo, incluidos los cometidos en el ámbito digital.

Puntos importantes a la hora de registrar un plan de igualdad

En primer lugar, y aunque pueda parecer obvio, los planes de igualdad registrados tienen que contemplar lo recogido en el Real Decreto 901/2020. Así pues no podrá ser registrado un plan elaborado unilateralmente por la empresa. Lo que sí puede registrarse son planes negociados y aprobados sin acuerdo. La principal diferencia radica en que en los primeros no participa la representación legal de las personas trabajadoras en el proceso, mientras que en los segundos sí que existe la negociación, aunque esta termine sin acuerdo entre las partes.

A este respecto se debe tener en cuenta la sentencia 04703/2023 de la Sala de lo Social del Tribunal Superior de Justicia de Galicia de fecha 2/11/2023 que indica que «para la válida aprobación de un plan de igualdad se requiere que la empresa haya comunicado a los sindicatos más representativos su intención de proceder a la negociación de un plan de igualdad, pero si los mismos no responden a dicho requerimiento en el plazo de diez días a que se refiere dicho precepto reglamentario hemos de entender que la empresa puede proceder a la aprobación de dicho plan de igualdad, pues lo que se exige es dar a los sindicatos la posibilidad de participar en la negociación del plan, pero obviamente la empresa no puede imponer a los mismos dicha participación”.

Si el plan de igualdad está listo para registrar, un segundo punto importante a tener en cuenta es el plazo del que disponen las empresas para hacerlo. La solicitud para registrar un plan de igualdad debe realizarse dentro de los quince días siguientes a la aprobación del mismo.

Antes de empezar con el registro, es importante hacer una revisión del proceso y de la documentación que se va a necesitar. Para ello, hay que tener en cuenta:

1. Equipamiento informático. Debe realizarse desde equipos que:
   1. Tengan instalada la aplicación Autofirma. AutoFirma es una herramienta de escritorio con interfaz gráfica que permite la ejecución de operaciones de firma de ficheros locales en todos los entornos de escritorio. Ofrece la posibilidad de realizar firmas de cualquier tipo de documento de forma sencilla. Además, sirve para presentar telemáticamente documentos firmados electrónicamente con alguno de los certificados electrónicos que tengas instalado en el ordenador. Si no tienes Autofirma puedes descargarla aquí.
   2. Tengan instalado el certificado digital de la persona nombrada por la Comisión Negociadora del Plan de Igualdad como la responsable de realizar los trámites ante el REGCON.
2. Revisión de la firma de la documentación. Las negociaciones de los planes de igualdad llevan asociada gran cantidad de documentación con firma de todas las personas participantes en ellas. En la actualidad está permitida:
   1. Firma manuscrita. Esto implica que todas las personas tienen que firmar, una a una, todas las hojas de la documentación sobre la que haya acuerdo, así como las actas de las reuniones.
   2. Firma digital. Existen aplicaciones (por ejemplo, DocuSign, SignNow, Signaturit, entre otras) que permiten insertar la firma digital en todas las páginas del archivo en cuestión.
   3. Firma electrónica. Se realiza a través del certificado digital y en este caso es válido con insertarla en un único lugar del documento. Se puede realizar con el Autofirma o con el Acrobat Reader.

Sea cual sea el método de firma acordado por la Comisión Negociadora, tiene que ser el mismo para todas las personas. No es posible que unas hagan la firma por un método y otras por otro.

       3. Contestar a las preguntas de la Hoja Estadística, conforme al Anexo 2.V del Real Decreto 901/2020, con los datos de la propia organización y de su Plan de Igualdad. Para ello la plataforma cuenta con un formulario habilitado que se puede cubrir por partes.

4. Tener archivada toda la documentación lista para subir al REGCON. Esta documentación es la siguiente:

1. 1. Acta de constitución de la Comisión Negociadora del Plan de Igualdad.
   2. Acta de aprobación del plan de igualdad.
   3. Acta de nombramiento de la persona responsable de registrar el plan en el REGCON. Aunque en muchas ocasiones este acuerdo se toma en el mismo momento de la aprobación del plan y se refleja en el mismo acta, se tiene que depositar dos veces, con distinta nomenclatura.
   4. Plan de igualdad acordado, con las firmas, que cuente con el Protocolo de acoso sexual y por razón de sexo.
   5. Plan de igualdad acordado, sin las firmas, que cuente con el Protocolo de acoso sexual y por razón de sexo, en versión Word o similar y cumplir las condiciones detalladas en “Formato de los documentos para su envío al BOE” (se puede consultar en la página principal del REGCON).
   6. Otros. En este punto, es necesario añadir:

• Invitación a la participación en las negociaciones a la RLPT, ya sea interna de la empresa o externa a través de los sindicatos más representativos.
• Actas de resultados de las elecciones sindicales en la empresa, que reconozcan a las personas de la RLPT. En caso de ser el caso.
• Nombramientos de las personas participantes de los diferentes sindicatos.
• Diagnóstico de igualdad, que incluya el registro retributivo del año anterior y la auditoría retributiva. No es obligatorio subir el diagnóstico completo, pero sí que el plan de igualdad contenga un resumen del mismo.
• Auditoría retributiva.
• Documentación adicional de la Comisión: reglamento, actas de resto de reuniones…

Si la documentación tiene asociada firma manuscrita, en primer lugar debe escanearse para digitalizarla. Aquí es muy importante realizar los correspondientes ajustes en el escáner ya que la plataforma no soporta archivos de más de 15MB.

Como se observa, el registro de los planes de igualdad es un proceso sencillo pero conlleva un cierto tiempo. Es necesario tenerlo en cuenta y no olvidarse de que siempre pueden suceder imprevistos, como un fallo en la sede electrónica. Así que desde la Dirección General de Relaciones Laborales de la Xunta de Galicia animamos a las entidades a que planifiquen el depósito del plan de igualdad en el REGCON como parte del propio proceso, para garantizar que se optimizan al máximo el tiempo y los recursos disponibles.